Hace medio año decidimos pasar a trabajar 100% en remoto. Quizás esto no es nuevo para muchas compañías de otros sectores pero para el sector de la consultoría en I+D+i fue una decisión compleja y valiente.

Una decisión que en realidad tomamos hace muchos años atrás sin saberlo. Para entenderlo mejor, hay que conectar los puntos hacia atrás, así que empecemos desde cero.

¿Que es la consultoría en I+D+i?

Mucha gente no conoce el trabajo de las consultoras en financiación de la I+D+i. Nuestro objetivo es conseguir que las compañías que innovan mejoren sus condiciones de financiación mediante reducciones de impuestos y acceso a financiación ventajosa.

Para lograr esto utilizamos todos nuestros conocimientos financieros y fiscales y los aplicamos en cada uno de nuestros clientes, según su tamaño, tecnología y necesidades.

¿Cómo lo hacemos?

Siempre hemos trabajado en formato red, por lo que durante la gestación de un servicio coordinamos diferentes tipos de perfiles internos; Sales manager, Consultor y Técnico.

Esto significa que todos nosotros nos cruzamos de diferentes formas en cada cuenta, según nuestra carga, tecnología, tipo de servicio, tamaño del cliente y localización.

La compañía soporta una carga de más de 1200 expedientes anualmente, y nuestra obsesión no es sólo crear un beneficio financiero extra, también controlar, medir y documentar todos los gastos que puedan ser considerados como I+D o It para generar más transparencia del esfuerzo y el beneficio que significan este tipo de actividades.

Anualmente, cada servicio genera dos documentos con una media de 40-50 páginas, lo que significa que al final del año generamos más de 100.000 páginas. Al trabajar en red, los equipos realizan sus trabajos de forma ordenada cruzándose en cada uno de estos documentos de forma ágil.

Generar toda esta documentación sin digitalizar todo el proceso es literalmente imposible. Por lo que desde nuestro nacimiento hace ya 16 años, siempre tuvimos en mente que nuestro producto debía de ser escalable.

Además, si queríamos que esta documentación fuera accesible por el cliente sin necesidad de acceder a los documentos, debíamos pensar desde un inicio que la información necesariamente debía de estar ordenada y categorizada. Todo esto, teniendo en cuenta los más que probables futuros cambios legislativos.

Conclusión, la digitalización era la única manera de llevar estos beneficios a la pyme y democratizar la financiación de la I+D+i de forma rentable.

¿Qué significa digitalizarse?

Digitalizarse no significa utilizar un PC, tener un CRM o trabajar en la nube. No para nosotros… ni debería ser así para nadie.

Digitalizarse significa que cada trabajo que realizamos desde la búsqueda de clientes al control de calidad de los mismos debe de estar vinculado, medido y gestionado por un software. Es decir, hemos de traspasar nuestro conocimiento de negocio al software para que el software tome decisiones.

Es necesario entender cómo es tu producto/servicio al dedillo para poder tener éxito, definir cada punto vital de tu proceso e interconectarlo con todos los demás. De esta forma evitas la gestión humana e incluso, quizás, acabas conociendo mejor tu compañía.

Digitalizar tu negocio quizás no es vital en empresas con un ticket medio alto por cliente, pero en compañías con una alta recurrencia de procesos y/o un alto número de clientes puede desembocar en un modelo de negocio no sostenible.

¿Cómo se digitaliza una compañía?

La respuesta es con paciencia y perseverancia. En el caso de las compañías pequeñas es mucho más sencillo por su tamaño, por lo que podemos decir que hay más argumentos para hacerlo. Tienes que convencer a menos gente ;).

• Paciencia: No existe un camino recto. Muchas veces el diseño es erróneo y es necesario iterar. Llegar a la perfección no es lineal y requiere de tiempo
• Perseverancia: Es prácticamente imposible digitalizar una compañía y pensar que ya está todo hecho. Las compañías son organismos vivos que crean nuevos procesos, cambian sus productos o estructuras departamentales para competir mejor en el mercado continuamente. Hay que ser constantes y vincular a toda la empresa con la mejora continua.

Por otro lado, si no se realiza este ejercicio se puede terminar incurriendo en faltas graves de rendimiento comercial, productivo y administrativo.

Por ejemplo, en nuestro caso: controlar y gestionar la realización de 1200 servicios manualmente, generaría en primera instancia, un coste adicional de tiempo muy valioso en decisiones repetitivas. En segundo punto, la gestión de procesos no definidos puede terminar fácilmente en micromanagement que lleva a disminuir la productividad, genera inseguridad en el equipo, e incluso, en última instancia, estrés.

Antes hablábamos de la generación de documentos, pero tenemos procesos de generación, gestión y comunicación de facturas en la parte administrativa del mismo volumen. También tenemos sistemas de creación de cargas y seguimientos comerciales para potenciar nuestras ventas que no son gestionables manualmente.

Digitalizarse correctamente significa conseguir que las neuronas de la compañía se utilicen para avanzar y solucionar los problemas de los clientes, para mejorar el producto, para incrementar ventas y no en tiempo de gestión de procesos repetitivos que no aportan más valor que el propio control.

Para lograr esto, es necesario que la compañía esté altamente vinculada con la definición de sus productos, servicios y procesos. Que esto sea parte de su ADN. Que se entienda que es parte íntegra del negocio.

Durante la pandemia muchas compañías, bastante más grandes que nosotros, pasaron a un sistema de trabajo remoto simplemente cambiando sus servidores LAN por servidores CLOUD y, por ello, ya pensaban que estaban digitalizándose, pero sus rendimientos y errores se multiplicaron.

En nuestro caso, el primer día de pandemia nada cambió. Todo estaba controlado. Cada persona sabía cuál era su cliente, donde estaba su información, documentación y cuál era su siguiente tarea sin tener que recurrir a excels y/o e-mails de confirmación/gestión.

¿Cómo puedo saber si mi compañía está correctametne digitalizada?

Una manera sencilla de saber si tu compañía está bien procedimentada y digitalizada es contar la cantidad de e-mails manuales que se envían a diario sobre:

1. Confirmaciones del estado de una tarea o entregable: ¿Cómo va esto?¿Has hecho esto?¿Cuánto te queda?¿Cuando lo vas a entregar?
2. Para compartir información que forma parte del producto: Te adjunto el excel con los datos, Te envío el documento sobre, etc…
3. Para comunicar un evento en un proceso: existe un problema, éxito en un cliente, cambio condiciones…

El incremento de este tipo de emails en una empresa es inversamente proporcional al compromiso con la definición del proceso-producto. El e-mail, mayoritariamente, debe de servir para comunicaciones con clientes o comunicaciones formales/oficiales internas.

En conclusión, el e-mail no debería de ser la herramienta primaria para gestionar procesos, en la medida de lo posible. Obviamente, existen e-mails ineludibles, estos deberían de ser aquellos que traten problemas críticos, o poco recurrentes, con un alto valor añadido y poco automatizables.

Beneficios de la digitalización de procesos.

Existen múltiples beneficios para aquellas empresas que se preocupan por entender cómo funcionan y mejorar sus procesos de forma reiterativa.

1. Reducción de tiempos de gestión: como hemos dicho antes, nuestro tiempo debe de dedicarse a tareas de valor no repetitivas.
2. Mejora de la calidad del producto: al tener más tiempo para las tareas de valor (no automatizables) podemos dedicarnos más tiempo a dar mejor servicio/producto.
3. Identificación temprana de problemas: al tener todo controlado y medido también es más fácil hacer evolucionar la empresa en la dirección correcta cuando algo no funciona.
4. Mejora de la productividad: no hay nada peor que una empresa que vincula las horas sentando delante de un pc con la productividad. Las empresas que realizan esta regla de tres, lo hacen porque no son capaces de medir y definir sus tareas/procesos.
5. Valor diferencial en recruitment: los trabajadores quiere generar valor y no realizar tareas repetitivas, por lo que buscarán y seleccionarán las empresas que apuesten por este tipo de soluciones.

De la digitalización al trabajo remoto.

Es aquí donde desemboca todo el trabajo que llevamos realizando estos últimos años. Si lo medimos todo, si todo es online, si todo está controlado ¿Porqué no trabajar más desde casa? ¿Porqué no usamos ese valor como un valor diferencial para nuestro equipo? Y así lo decidimos en Julio del 2023.

Los beneficios para el trabajador son múltiples:

-Ganas mucho tiempo al no tener que desplazarte. También puedes vivir más lejos del centro de las ciudades con los beneficios que ello conlleva.

-Mejora de la gestión del tiempo: mientras cumplas tus objetivos puedes adaptar el horario para mantener tu productividad y a la vez conciliación familiar.

-Reducción del absentismo laboral.

Pero… no todo son puntos positivos.

La lista de beneficios es muy larga pero aún y así no es oro todo lo que reluce. Trabajar 100% online también genera problemas. El mayor de ellos es la reducción de la falta de contacto personal o casual entre compañeros.

Aplicar el trabajo remoto puede desembocar en la generación de puestos de trabajo burbuja, fríos, con poco contacto personal. Al final un equipo no cohesionado no es un equipo.

Desde antes de la pandemia ya comenzamos a trabajar con herramientas de chat integradas que están conectadas con nuestro ERP, esto agilizó la comunicación informal. Ya en los últimos 2 años hemos comenzado a incrementar los impactos de las notificaciones del ERP en los chats grupales para generar más «engagement» diario.

Son medidas que han ayudado a generar más contacto, pero hay que seguir mejorando.

Libertad y responsabilidad

Aunque la experiencia con el trabajo remoto ha sido muy positiva y nuestra vinculación de mantenerlo sigue siendo firme, según avanzamos, vemos que será necesario implementar algún sistema de reuniones recurrentes intra e inter departamentales para mantener esa cohesión de equipos y personas.

El trabajo remoto significa más libertad para todos, pero no es posible implementarlo con éxito si no se cumplen dos condiciones:

1. Responsabilidad de la compañía en la correcta definición y digitalización de procesos y tareas de forma contínua.
2. Responsabilidad del trabajador para la consecución de esos procesos y tareas.

No hay exceso de libertad si aquellos que son libres son responsables  - Milton Friedman